Zwolle – Archiefstukken die beter en sneller vindbaar zijn, óók straks in het nieuwe depot. Met het project Vindbare Collectie zijn hierin hele mooie stappen gezet. Manager Collectie Carolien Boender vat dit treffend samen: “We hebben ons huiswerk gedaan om te kunnen verhuizen.”
Letterlijk het depot in
De archieven en collecties die Collectie Overijssel beheert liggen in veel gevallen al tientallen jaren in de depots in Zwolle en Deventer. In het verleden is de depotregistratie niet altijd even zorgvuldig bijgehouden waardoor ze nu niet precies weet wat er in elke kast, op elke plank, in elke doos zit. Voor het maken van een verhuisplan hebben ze deze informatie wel nodig. Vandaar dat ze het project Vindbare Collectie zijn gestart.
In eerste instantie had het project een hele ambitieuze insteek: ze wilden de inhoud van elke archiefdoos controleren. Helaas bleek dit binnen de planning van het project en ook financieel niet haalbaar. Daarom is besloten om het project anders aan te pakken. Een projectteam, bestaande uit 7 medewerkers, ging letterlijk met de laptop het depot in. De medewerkers controleerden wat er fysiek op de plank stond en of dit ook geregistreerd was in het collectiebeheerssysteem, en andersom. Zie hielden daarnaast een lijst bij met fouten die ze aantroffen. “Dat heeft heel inzichtelijk gemaakt welke werkvoorraad we hebben op het gebied van vindplaatsregistratie. Die informatie hebben we straks ook nodig voor de verhuizing. Want als iets geen goede vindplaatsregistratie heeft, ga je het ook niet terugvinden in je nieuwe depot”, legt Carolien uit.
Bouwdossiers in Deventer op orde
Tijdens het project Vindbare Collectie is ook nog een omvangrijke klus aangepakt die al enige tijd stil lag, namelijk de gedigitaliseerde bouwdossiers van de gemeente Deventer opnemen in het bouwdossierloket. Die dossiers werden in het verleden geraadpleegd in de studiezaal. Door het bladeren en terugleggen raakten volgordes in de loop van de tijd verstoord. Ook de koppeling met scans klopte niet altijd meer. Collega’s hebben maandenlang alle dossiers zitten doorpuzzelen en de juiste scans eraan gelinkt. Onze dienstverlening op dit veel geraadpleegde archief is hiermee enorm verbeterd.
“Onze werkvoorraad nu beter in beeld”
De grootste winst van het project Vindbare Collectie zit volgens Carolien in het overzicht. “We hebben de grootste slag geslagen doordat we onze werkvoorraad beter in beeld hebben.” Door de resultaten van Vindbare Collectie werd direct zichtbaar hoe omvangrijk bepaalde deelcollecties zijn. “Zo weten we bijvoorbeeld dat onze Collectie Beeld 1,4 kilometer is en dat we in Zwolle ruim 1 kilometer niet-geïnventariseerd archief hebben staan. Deze zaken wisten we hiervoor niet.”
Mooie vervolgstappen
Het project startte in de depots in Zwolle, omdat men wist dat daar de grootste uitdaging zat. Gelukkig bleek er voldoende tijd te zijn om ook in Deventer die vindbaarheidscheck uit te voeren. Het is uiteindelijk niet gelukt om de werkzaamheden in alle depots volledig af te ronden. Dat gaat vooral om vindplaatsregistraties waarbij nog vragen openstaan die niet eenvoudig zijn op te lossen. Dit deel is nu als werkvoorraad weggezet, zodat het werk gericht kan worden voortgezet.
Carolien vertelt dat op dit moment ook op eenzelfde manier wordt gekeken naar de beeldcollectie. “We weten dat veel beeldcollectie nog geen vindplaats heeft of geen volledige vindplaats. Daarom controleren we hier ook: wat staat er op de plank, wat zit er in ons collectiebeheerssysteem en hoe kunnen we dat combineren en verbeteren? Dat is een mooie vervolgstap vanuit het project Vindbare Collectie.”
Trots en lessen
Carolien is trots op het projectteam. Vooral op het vermogen om te schakelen, zeker op het moment waarop het project werd aangepast. “Het was een groep met echt teamgevoel. De collega’s hebben zich met hart en ziel ingezet en er doorheen geslagen.” Tegelijk leverde het project ook leerpunten op. In de evaluatie werd duidelijk hoe cruciaal het is om te blijven luisteren naar signalen vanaf de werkvloer. Die spiegel helpt om toekomstige projecten slimmer en beter uitvoerbaar te organiseren.
“De collega’s hebben zich met hart en ziel ingezet en er doorheen geslagen.” Carolien Boender, Manager Collectie
“We hebben een enorme leercurve doorgemaakt over hoe we projecten moeten draaien en ervaren wat wel en niet werkt. Daarvan leren we voor de toekomst. Er is heel veel werk verzet met een heel mooi resultaat”, aldus Carolien.
Belangrijke stap in de toekomst
Met Vindbare Collectie is een belangrijke stap gezet voor de toekomst. De archiefstukken zijn beter en sneller vindbaar. Het geeft beter inzicht, zorgt voor een betere registratie en maakt de dienstverlening efficiënter en betrouwbaarder. Bovendien is er nu actuele informatie voor het maken van een verhuisplan.
