Festival in Zwolle zitten met tonnen schade na afgelasting door code rood: ‘We dreigen om te vallen’

Zwolle – Wat een van de grootste housefeesten van Zwolle had moeten worden, is voor de organisatoren van Overstag Festival uitgelopen op een financiële nachtmerrie. Vier maanden na de afgelasting vanwege extreme hitte zitten Daan Moleman en Jesse Kuipers naar eigen zeggen nog altijd met enorme kosten. De financiële gevolgen lopen in de tonnen. Maandagavond deed Moleman in de gemeenteraad een dringend beroep op de politiek: help ons om de toekomst van het festival veilig te stellen.

Het zou op zaterdag 27 juni een groot feest worden in de Spoorzone. Overstag x Indruipen Summer Special was bijna uitverkocht. Maar vlak voor het evenement ging er een streep door de plannen. Vanwege de extreme hitte en de veiligheidsrisico’s besloot burgemeester Peter Snijders dat het festival niet mocht doorgaan.

Volgens organisator Daan Moleman kwam dat besluit nadat de organisatie juist alles op alles had gezet om bezoekers veilig te kunnen ontvangen. Tijdens zijn inspraak op maandag 26 oktober vertelde hij hoe de afgelasting het festival financieel heeft geraakt.

Extra geld uitgegeven aan veiligheidsmaatregelen

Vanwege de verwachte hitte investeerde de organisatie naar eigen zeggen extra geld in airco’s, ventilatoren, schaduwplekken, afkoelruimtes en aanvullende beveiliging. Ook werd gratis drinkwater geregeld. De kaartverkoop werd stilgelegd en het festival zou later beginnen, zodat bezoekers meer ruimte zouden hebben.

Daarmee liet de organisatie bewust inkomsten liggen. Maar vooral de communicatie met de gemeente zit Moleman dwars.

Volgens hem werd op vrijdagochtend met de gemeentelijke vergunningverleners gesproken over de veiligheidsmaatregelen. Hij stond op dat moment klaar om vrachtwagens met leveranciers tegen te houden, maar kreeg naar eigen zeggen een positief signaal om door te gaan.

Ook later op de dag zou de gemeente tevreden hebben gereageerd op de getroffen maatregelen. Ongeveer twee uur later volgde volgens Moleman alsnog het besluit tot afgelasting.

De organisator stelt dat vooraf niet duidelijk was gemaakt welke gevolgen code rood voor het festival zou hebben. Als hij dat had geweten, had hij volgens eigen zeggen vrachtwagens kunnen tegenhouden en ongeveer 10.000 euro aan kosten kunnen besparen.

Waarom kon ander festival wel doorgaan?

Moleman plaatste tijdens zijn inspraak ook vraagtekens bij de verschillen tussen evenementen. Zo wees hij op een festival op het Assendorperplein, dat volgens hem op een verharde ondergrond wel kon doorgaan.

Bij Overstag zou juist die verharde ondergrond mede als argument voor de afgelasting zijn genoemd. Volgens Moleman ontbrak duidelijkheid over de afwegingen die de gemeente daarbij maakte.

Ook mogelijke overbelasting van de regionale zorg- en hulpdiensten speelde volgens hem een rol. Dat de burgemeester rekening moet houden met de veiligheid in de hele regio, begrijpt de organisator. Maar hij vindt dat festivalmakers vooraf moeten kunnen inschatten welke risico’s zij lopen.

Hij vroeg de gemeenteraad of het redelijk is om de volledige financiële rekening bij de organisatie neer te leggen wanneer een evenement vanwege bredere veiligheidsbelangen wordt stilgelegd.

Code rood gold al voor Overijssel

De extreme weersomstandigheden waren niet onverwacht. Het KNMI kondigde donderdag 25 juni code rood aan voor de hitte op vrijdag. Een dag later, op vrijdag 26 juni om 14.30 uur, werd besloten het weeralarm voor onder meer Overijssel te verlengen tot zaterdagavond 27 juni.

Het was de eerste keer dat het KNMI code rood uitgaf vanwege extreme hitte. Landelijk werden meerdere evenementen afgelast en stonden zorgdiensten onder extra druk.

Daarmee staat vast dat de hitte een serieus veiligheidsrisico vormde. De kritiek van Overstag richt zich vooral op de communicatie, de afweging van aanvullende veiligheidsmaatregelen en het moment waarop de organisatie definitief duidelijkheid kreeg.

Lees hier de officiële terugblik van het KNMI op de hittewaarschuwingen.

Festival ging alsnog door, maar kosten liepen verder op

Na intensief overleg lukte het de organisatoren om Overstag x Indruipen alsnog op vrijdag 3 juli te laten plaatsvinden. De organisatie bedankte destijds de gemeente, artiesten, leveranciers en vrijwilligers voor hun medewerking.

Maar de verplaatsing bleek financieel een zware klap. Veel bezoekers konden niet op de nieuwe datum en vroegen hun geld terug. Tegelijkertijd moesten opnieuw kosten worden gemaakt.

“De financiële gevolgen lopen voor ons in de tonnen”, vertelde Moleman maandagavond aan de gemeenteraad.

Hij en medeorganisator Jesse Kuipers nemen volgens Moleman extra werk aan, ook in de avonden en weekenden, om de kosten op te vangen. Met leveranciers zijn betalingsafspraken gemaakt. Nieuwe evenementen organiseren ligt voorlopig stil.

Kan een festival zich verzekeren tegen extreme hitte?

Organisatoren kunnen zich met een evenementenverzekering onder bepaalde voorwaarden beschermen tegen de financiële gevolgen van een afgelasting. Naast een gewone annuleringsdekking kan vaak een aanvullende verzekering tegen extreem weer worden afgesloten. Bij sommige verzekeraars valt ook extreme hitte daaronder. Afhankelijk van de polis kunnen bijvoorbeeld al gemaakte kosten voor artiesten, leveranciers en de opbouw worden vergoed. Soms is ook misgelopen winst afzonderlijk te verzekeren.

Zo’n verzekering moet doorgaans ruim vóór het evenement worden afgesloten. Ook gelden voorwaarden en uitsluitingen. Een besluit van de burgemeester om een festival stil te leggen, betekent daarom niet automatisch dat een verzekeraar alle schade vergoedt.

Of Overstag Festival een dergelijke verzekering had afgesloten, is niet bekend. Ook is niet duidelijk of er een schadeclaim bij een verzekeraar is ingediend of afgewezen.

Organisatoren vragen gemeente om financiële hulp

De organisatoren hopen nu op steun van de gemeente Zwolle. Volgens Moleman is er sinds de afgelasting meerdere keren contact geweest met gemeentelijke vergunningverleners. Die zouden de vragen van de organisatie hebben beantwoord, maar concrete financiële hulp is volgens hem uitgebleven.

Volt-raadslid Cankut Ercan vroeg tijdens de gemeenteraadsvergadering hoe het contact met de gemeente was verlopen en of er na de afgelasting nog overleg was geweest over de ontstane schade.

Moleman antwoordde dat de organisatie de ernst van de financiële situatie bij de gemeente had aangekaart, maar nog niet wist waar zij terechtkon voor hulp.

Overstag begon vijf jaar geleden als een klein bootfeest dat de oprichters zelf betaalden. Inmiddels werkt het festival samen met lokale leveranciers, jonge dj’s, scholen en ondernemers. De organisatoren willen die bijdrage aan de Zwolse dance- en nachtcultuur graag voortzetten.

Daarvoor vragen zij niet alleen financiële ondersteuning, maar ook duidelijkere afspraken over extreme weersomstandigheden. Organisatoren moeten volgens Moleman vooraf weten wanneer een festival alsnog kan worden stilgelegd en hoe extra veiligheidsmaatregelen meewegen in de besluitvorming.

Gemeente Zwolle geeft geen financiële compensatie

De gemeente Zwolle laat in een reactie weten niet bereid te zijn de festivalorganisatoren financieel tegemoet te komen. „We begrijpen dat de financiële gevolgen voor de organisatie vervelend zijn, maar de gemeente verstrekt hiervoor geen tegemoetkoming. Dat heeft de gemeente ook niet gedaan bij andere evenementen die zijn afgelast of in gewijzigde vorm doorgang konden vinden”, aldus gemeentewoordvoerder Ellen Buenk.